KIM – Kommunikation im Medizinwesen: So nutzen Praxen den TI-Mail-Dienst richtig

Arztbriefe per Fax, Befunde per Post und Rückfragen per Telefon: Die Kommunikation zwischen Praxen, Kliniken und Krankenkassen war lange langsam und unsicher. Mit KIM – Kommunikation im Medizinwesen – gibt es in der Telematikinfrastruktur einen verschlüsselten Mail-Dienst, der genau das ändert. Viele Praxen haben KIM zwar eingerichtet, nutzen aber nur einen Bruchteil der Möglichkeiten. In diesem Beitrag erklären wir, was KIM ist, wofür Sie es im Alltag einsetzen und was es für einen reibungslosen Betrieb braucht.

Was ist KIM?

KIM ist ein sicherer E-Mail-Dienst innerhalb der Telematikinfrastruktur. Er funktioniert ähnlich wie gewöhnliche E-Mail, mit einem entscheidenden Unterschied: Nachrichten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt und können nur zwischen geprüften Teilnehmenden des Gesundheitswesens ausgetauscht werden. Die wichtigsten Merkmale:

• jede Praxis erhält eine eigene KIM-Adresse
• alle Teilnehmenden sind in einem zentralen Verzeichnisdienst der TI hinterlegt
• Absender und Empfänger sind eindeutig über ihre Praxis- bzw. Institutionskarte (SMC-B) identifiziert
• Nachrichten lassen sich signieren, sodass ihre Herkunft nachweisbar ist

Damit ersetzt KIM unsichere Kanäle wie Fax oder unverschlüsselte E-Mail, über die sensible Gesundheitsdaten eigentlich gar nicht versendet werden dürften.

Wofür Praxen KIM im Alltag nutzen

KIM ist der Transportweg für mehrere Pflichtanwendungen der TI – und darüber hinaus ein praktisches Werkzeug für die tägliche Zusammenarbeit:

• eAU: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird per KIM direkt an die Krankenkasse übermittelt.
• eArztbrief: Arztbriefe gehen signiert und verschlüsselt an mitbehandelnde Praxen oder Kliniken.
• Befunde und Laborwerte: Ergebnisse lassen sich sicher zwischen Praxen, Laboren und Kliniken austauschen.
• Abrechnung und Kassenkommunikation: Je nach Fachgruppe und Region laufen auch Anträge oder Unterlagen über KIM.
• Rückfragen unter Kolleginnen und Kollegen: formlose Nachrichten mit Anhängen, zum Beispiel Bilder oder Dokumente.

Seit der KIM-Version 1.5 sind zudem deutlich größere Anhänge möglich, sodass auch umfangreichere Unterlagen digital verschickt werden können.

KIM und TI-Messenger: Was ist der Unterschied?

Mit dem TI-Messenger (TIM) gibt es inzwischen einen weiteren Kommunikationsdienst in der TI. Beide ergänzen sich, statt sich zu ersetzen.

Was Ihre Praxis für KIM braucht

Damit KIM zuverlässig funktioniert, müssen mehrere Bausteine zusammenspielen:

• eine funktionierende TI-Anbindung über Konnektor oder TI-Gateway
• eine gültige SMC-B-Karte für die Praxis
• einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA), um Arztbriefe qualifiziert zu signieren
• einen Vertrag mit einem zugelassenen KIM-Anbieter und eine registrierte KIM-Adresse
• ein KIM-Clientmodul, das mit Praxissoftware oder Mailprogramm verbunden ist

Im Alltag hakt es selten an KIM selbst, sondern an den Bausteinen drumherum: abgelaufene Karten, fehlende Updates des Clientmoduls, falsch eingetragene Adressen im Verzeichnisdienst oder ein Postfach, das niemand regelmäßig abruft.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Aus unserer Erfahrung im Praxis-Support sehen wir immer wieder dieselben Stolpersteine:

• Fehlermeldungen bei der eAU: Oft liegt eine Zertifikats- oder Kartenproblematik vor, die sich schnell beheben lässt.
• Doppelte oder veraltete Einträge im Verzeichnis: Nachrichten landen dann nicht dort, wo sie sollen.
• Kein Wissen im Team: Nur eine Person kennt den Ablauf, und im Urlaub stockt alles.

Schritt für Schritt: So prüfen Sie Ihre KIM-Einrichtung

Ob KIM in Ihrer Praxis rund läuft, lässt sich mit wenigen Schritten selbst überprüfen. Diese kurze Checkliste hilft dabei:

1. Senden Sie eine Test-Nachricht an eine bekannte KIM-Adresse, etwa an eine befreundete Praxis, und bitten Sie um eine kurze Antwort.
2. Prüfen Sie im Verzeichnisdienst, ob Ihre Praxis mit korrektem Namen, Adresse und Fachrichtung eingetragen ist.
3. Kontrollieren Sie die Gültigkeit von SMC-B und eHBA, damit Signatur und Entschlüsselung nicht plötzlich ausfallen.
4. Stellen Sie sicher, dass das KIM-Clientmodul und die Praxissoftware auf dem aktuellen Stand sind.
5. Legen Sie fest, wer das KIM-Postfach täglich abruft und wer im Urlaub vertritt.

Fällt bei einem dieser Punkte etwas auf, lohnt sich ein kurzer Termin mit Ihrem TI-Dienstleister. Viele Probleme lassen sich per Fernwartung in wenigen Minuten beheben, bevor sie im Praxisalltag stören.

So begleiten wir Ihre Praxis bei KIM

Als zertifizierter DVO (Dienstleister vor Ort) in Westfalen-Lippe unterstützt denkkontor Praxen bei allen Anwendungen der Telematikinfrastruktur – und damit auch bei KIM. Wir betreuen mehrere Hundert Kunden im Gesundheitswesen. Konkret helfen wir Ihnen dabei,

• KIM einzurichten und Ihre KIM-Adresse korrekt zu registrieren,
• das Clientmodul mit Ihrer Praxissoftware zu verbinden und aktuell zu halten,
• eHBA und SMC-B für Signatur und Verschlüsselung richtig einzubinden,
• Ihr Team im Umgang mit eAU, eArztbrief und KIM-Postfach zu schulen,
• und bei Störungen schnell wieder kommunikationsfähig zu sein.

So wird KIM vom Pflichtprogramm zum Werkzeug, das Ihrer Praxis jeden Tag Zeit spart. Mehr dazu auf unserer Seite zu KIM – Kommunikation im Medizinwesen.

Häufige Fragen