Ein Passwortmanager ist eine Software zur sicheren Speicherung, Verwaltung und automatischen Eingabe von Passwörtern bzw. Zugangsdaten. Statt sich zahlreiche komplexe Passwörter merken zu müssen, genügt ein Master-Passwort, mit dem man Zugriff auf den gesamten verschlüsselten Passwort-Tresor erhält.

1. Erhöhte Sicherheit

Im Gegensatz zur riskanten Praxis, einfache oder mehrfach verwendete Passwörter zu nutzen, erlaubt ein Passwortmanager, für jeden Account ein einzigartiges, starkes Passwort zu erstellen und dieses sicher zu speichern. Diese Methode minimiert drastisch das Risiko, dass Cyberkriminelle bei einem Datenleck Zugang zu mehreren Ihrer Konten gleichzeitig erhalten.

2. Starker Schutz durch Verschlüsselung & Zero-Knowledge

Passwortmanager schützen Ihre Daten mit starker Verschlüsselung wie AES-256 (Advanced Encryption Standard), die militärischen Standards genügt. Die sogenannte Zero-Knowledge-Policy stellt sicher, dass Anbieter oder Dritte Ihre gespeicherten Passwörter nicht entschlüsseln können. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten, während diese maximal geschützt werden.

3. Komfort durch Automatisierung

Viele Passwortmanager bieten Autofill-Funktionen an, die Login-Daten automatisch in Anmeldemasken eintragen. Dazu kommt meist ein integrierter Kennwortgenerator, der sichere Passwörter erstellt. Diese nützlichen Funktionen machen ein effizienteres Arbeiten in der Praxis mühelos möglich.

Außerdem ermöglichen manche Tools das sichere Teilen von Passwörtern und bieten Funktionen wie Leak-Checker (erkennt Sicherheitslücken) oder 2-Faktor-Authentifizierung, um zusätzliche Sicherheitsschichten zu etablieren.

Ein Passwortmanager arbeitet mit einem Master-Passwort, das die verschlüsselte Passwort-Datenbank schützt. Wenn Sie dieses Passwort eingeben, können Sie Ihre Passwörter einsehen. Idealerweise bleibt das Master-Passwort vertraulich und stark, denn es ist der Schlüssel zu allen gespeicherten Konten.

Viele Anbieter speichern die verschlüsselten Daten in einer Cloud, was die Nutzung auf mehreren Geräten und die mobile Nutzung erleichtert, aber auch mögliche Risiken birgt. Anbieter mit strikter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewähren vollständigen Datenschutz. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bedeutet in diesem Fall, dass alle gespeicherten Passwörter lokal auf Ihrem Gerät verschlüsselt und erst beim Entsperren des Passwortmanagers mit Ihrem Master-Passwort entschlüsselt werden. So hat selbst der Anbieter des Passwortmanagers keinen Zugriff auf Ihre Daten.

• Single Point of Failure: Wenn das Master-Passwort gestohlen wird, sind alle gespeicherten Daten gefährdet. Daher ist ein starkes Passwort und 2-Faktor-Authentifizierung essenziell. Bei einer 2-Faktor-Authentifizierung müssen Sie sich auf einem Zweitgerät einloggen, um Ihre Identität zu bestätigen und den Passwortmanager öffnen zu können. Das erschwert Diebstahl erheblich.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Cloud-basierte Dienste erfordern Vertrauen in den Anbieter. In der Cloud gespeicherte Passwörter bleiben verschlüsselt, aber Nutzer sind in gewisser Weise vom Betreiber abhängig.
• Datenverlust bei Offline-Lösungen: Tools wie KeePass speichern Ihre Daten lokal. Bei Hardwareausfällen ohne Backup droht allerdings ein Datenverlust, da nicht auf online gespeicherte Daten zurückgegriffen werden kann.

Bedienfehler oder Phishing: Nutzer können durch Eingabe auf gefälschten Seiten unabsichtlich Daten preisgeben. Eine sichere Anwendung und Awareness-Training im Team sind daher wichtige Maßnahmen für die Datensicherheit in Ihrer Praxis.

Bevor Sie sich für einen Passwortmanager entscheiden, lohnt sich ein Blick auf die beiden grundsätzlichen Typen. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Online- und Offline-Lösungen auf einen Blick.

Um die Unterschiede greifbarer zu machen, finden Sie hier einige bekannte Passwortmanager aus beiden Kategorien, jeweils mit ihren typischen Stärken und Einsatzbereichen aufgelistet:

• 1Password – Cloud-basiert, bietet umfangreiche Funktionen wie Passkeys, Watchtower-Warnsysteme und plattformübergreifende Nutzung
• Bitwarden – Sehr gute Sicherheit, kostengünstig, inklusive kostenloser Basisversion und möglicher Nutzung eines eigenen Servers.
• Proton Pass – Open Source, mit starker Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Features wie Leak-Checker, 2FA, Passkeys und E-Mail-Alias-Funktion.

KeePass – Offline-Tresor, unterstützt automatische Eingabe und Plugins, mit lokalem Speicher.

• Sichere Verwaltung sensibler Daten: In Praxen werden viele vertrauliche Zugänge benötigt, z. B. zur Praxissoftware, zu TI-Diensten wie KIM, zu Labor-Portalen u. v. m.
• Effizienz & Zeitersparnis: Automatische Anmeldung und starke Passwörter ohne extra Merken sparen im Praxisalltag wertvolle Zeit.
• Compliance & Datenschutz: Ein zentral gesicherter Tresor ersetzt chaotische Notizzettel und erfüllt zugleich hohe Sicherheitsanforderungen. So können Sie Ihren Patienten Datenschutz gewährleisten.

Teamfähigkeit: Passwortmanager mit sicheren Sharing-Funktionen ermöglichen den einfachen Zugriff innerhalb des Teams.

Ein Passwortmanager ist der digitale Schlüssel zu mehr Sicherheit und Effizienz in der Arztpraxis: Er speichert, verschlüsselt und verwaltet Passwörter, die nur über ein Master-Passwort einsehbar und verwendbar sind. Ob Sie sich für eine Online- oder Offline-Lösung entscheiden, hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Dabei sei angemerkt, dass sich die gesamte IT in der Medizinbranche immer stärker in Richtung Digitalisierung bewegt. Daher könnte eine digitale Lösung aus Kompatibilitätsgründen vorteilhaft sein. 

In einer Praxisumgebung ist die Nutzung eines Passwortmanagers nicht nur eine Erleichterung, sondern schützt Sie und Ihre Patienten auch wesentlich vor Cyberrisiken und Datenverlust.

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