Die Kommunikation im Medizinwesen (KIM) hat die digitale Übermittlung medizinischer Dokumente revolutioniert. Seit dem 1. April 2021 müssen eArztbriefe verpflichtend über KIM versendet werden, und seit dem 1. Oktober 2021 auch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU). Trotz der Vorteile dieses sicheren E-Mail-Systems treten in der Praxis immer wieder KIM-Mail Probleme auf, die den Arbeitsablauf behindern können.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die häufigsten KIM-Mail Probleme zu verstehen, zu diagnostizieren und zu lösen – und zeigt anhand realer Beispiele, warum präventive Maßnahmen entscheidend sind.

KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen und ist der einheitliche Standard für die elektronische Übermittlung medizinischer Dokumente innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI). Der Dienst basiert auf einem sicheren E-Mail-Verfahren mit hardwarebasierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und qualifizierter elektronischer Signatur über den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA). Trotz dieser ausgereiften Technologie können verschiedene Faktoren zu KIM-Mail Problemen führen.

Technische Komplexität der Telematikinfrastruktur

Die KIM-Funktionalität ist eng mit der gesamten TI verzahnt, weshalb Störungen am TI-Konnektor oder Probleme beim Kartenzugriff mit der eHBA- oder SMC-B-Karte auftreten können. Auch Zertifikatsfehler, bei denen die digitalen Sicherheitsnachweise der Karten ablaufen oder beschädigt sind, gehören zu den möglichen Fehlerquellen.

Integration in Praxisverwaltungssysteme

KIM-Mail Probleme können auch an der Schnittstelle zwischen dem KIM-Client und dem Praxisverwaltungssystem (PVS) entstehen. Nicht alle Systeme sind optimal aufeinander abgestimmt, was zu Kompatibilitätsproblemen und fehlerhaften Übertragungen führen kann.

1. Probleme mit dem Adressverzeichnis

Im zentralen Adressbuch können mehrere Einträge pro Praxis, unvollständige Kontaktdaten oder widersprüchliche Angaben vorhanden sein. Das sorgt nicht selten für Unsicherheit, ob eine Nachricht tatsächlich den richtigen Empfänger erreicht. Was Sie tun können: Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Praxen ihre eigenen KIM-Daten regelmäßig überprüfen und bei Unstimmigkeiten den KIM-Anbieter kontaktieren. Bei besonders kritischen Dokumenten ist es ratsam, im Zweifelsfall auf andere sichere Kommunikationswege zurückzugreifen.

2. Konnektor-bezogene KIM-Mail Probleme

Der Konnektor ist das Herzstück der TI-Anbindung. Wenn hier ein Fehler oder eine Störung vorliegt, wirkt sich das sofort auf KIM aus. Mögliche Konnektor-Probleme sind

• Abgelaufene oder fehlerhafte Zertifikate
• Netzwerkverbindungsstörungen zur TI
• Hardware-Defekte am Konnektor
• Probleme beim Einlesen des eHBA 

Regelmäßige Prüfungen des Zertifikatsstatus, ein Neustart bei Verbindungsproblemen oder die Überprüfung der Netzwerkeinstellungen gehören deshalb zu den ersten Maßnahmen, die Sie ergreifen sollten, damit Ihr Konnektor zuverlässig funktioniert. Bei Hardware-Defekten sollte umgehend der IT-Support hinzugezogen werden.

3. Verschlüsselungs- und Signatur-Probleme

Für eArztbriefe und eAU ist eine qualifizierte Signatur mit dem eHBA vorgeschrieben. Kommt es bei der Kartenlesung oder PIN-Eingabe zu Fehlern, können KIM-Mails nicht versendet werden. Fehlermeldungen bei der Signatur oder abgelehnte E-Mails aufgrund ungültiger Zertifikate sind klare Anzeichen dafür, dass hier Handlungsbedarf besteht.

4. KIM-Client Fehlfunktionen

Auch der KIM-Client selbst kann für Probleme sorgen. Da er als Bindeglied zwischen der Praxis-IT und der Telematikinfrastruktur arbeitet, ist er anfällig für Störungen durch fehlerhafte Updates – also Aktualisierungen, die neue Fehler einschleusen oder bestehende Einstellungen so verändern, dass sie die Funktion beeinträchtigen. Weitere Ursachen sind Konfigurationsfehler oder Kompatibilitätsprobleme mit der bestehenden IT-Umgebung. Häufig treten dabei Synchronisationsfehler mit dem Postfach oder Schwierigkeiten beim Dokumentenupload auf.

Das hilft: Eine aktuelle, stabil laufende Softwareversion des KIM-Client, eine saubere Systemkonfiguration und regelmäßige Funktionstests, um diese Probleme zu minimieren.

An dieser Stelle wird allmählich klar, dass nicht jedes KIM-Mail Problem von den Praxen selbst gelöst werden kann. Wenn Sie nicht weiter wissen, kontaktieren Sie einen vertrauensvollen und kompetenten IT-Dienstleister. Bei denkkontor.com haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Arztpraxen in solchen Notlagen zu helfen.

Reale Vorfälle verdeutlichen das Risiko

Ein besonders gravierender Zwischenfall ereignete sich, als von September 2022 bis in die Sommermonate 2023 116.466 eAU-Nachrichten statt an die AOK Niedersachsen an eine Praxis gesendet wurden. Grund war eine fehlerhafte PVS-Implementierung, die eine korrekte Prüfung der KIM-Zieladresse nicht garantierte. Dieser Vorfall zeigt, wie wichtig ein sauberes System und das ständige Prüfen der Praxisdaten bei KIM sind – selbst in einem hochsicheren Netzwerk wie der TI.

Es empfiehlt sich grundsätzlich, einen IT-Service mit Erfahrung in der Medizinbranche mit der Einrichtung von KIM zu beauftragen, um von Anfang an Störungen vorzubeugen. Wenn das für Sie nicht mehr möglich ist, können Sie die oben erwähnten Präventionsmaßnahmen umsetzen.

Doch nicht alle KIM-Mail Probleme lassen sich in Eigenregie lösen. Sobald die Probleme tiefer im System liegen, ist externe IT-Unterstützung unverzichtbar. Dazu gehören Probleme in Verbindung mit der Integration von KIM in das PVS wie bspw. Netzwerk-Konfigurationsprobleme. Wenn sie wiederkehrende Störungen mit KIM bemerken, könnte das auf Authentifizierungsprobleme oder Datenübertragungsfehler hinweisen, die nicht „mal eben” ohne Fachkenntnis behoben werden können. Besonders heikel wird es beim Verdacht auf Sicherheitslücken oder Datenschutzprobleme. An dieser Stelle benötigen Sie unbedingt die professionelle Hilfe erfahrener IT-Experten.

KIM-Mail Probleme kommen leider immer wieder vor, aber mit dem richtigen Wissen und systematischem Vorgehen sind sie meist lösbar. Die Schlüssel zum Erfolg sind präventive Datenkontrolle und Systemwartung, ein geschultes Personal und die Bereitschaft, bei komplexeren Problemen professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Eine stabile KIM-Funktionalität ist essentiell für den modernen Praxisbetrieb und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für die Kommunikation im Gesundheitswesen. Investitionen in eine professionelle IT-Betreuung zahlen sich langfristig durch reduzierte Systemausfälle und optimierte Arbeitsabläufe aus.

Als spezialisierter IT-Dienstleister für Arzt- und Zahnarztpraxen unterstützt denkkontor.com Sie bei allen Aspekten der Telematikinfrastruktur. Mit umfassender Expertise rund um KIM sorgen wir dafür, dass Ihre KIM-Mail Probleme der Vergangenheit angehören.Unser erfahrenes Team betreut bereits über 350 Praxen und bietet Ihnen proaktive Überwachung, schnelle Problembehebung und präventive Wartung Ihrer IT. Wir sind bei Notfällen schnell zur Stelle und sorgen dafür, dass Ihre IT-Infrastruktur zuverlässig funktioniert.

Lassen Sie sich nicht von KIM-Mail Problemen ausbremsen. Kontaktieren Sie die IT-Experten von denkkontor.com (02501 5885577 oder info@denkkontor.com) für eine professionelle Beratung und zuverlässige Lösung Ihrer TI-Herausforderungen. Besuchen Sie uns auf denkkontor.com und erfahren Sie, wie wir Ihre Praxis-IT optimieren können.